Polityka prywatności Hookmas

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest przedsiębiorca prowadzący sklep Hookmas pod adresem https://hookmas.pl, którego pełne dane identyfikacyjne i adresowe przedstawiono w sekcji „Dane kontaktowe”: https://hookmas.pl/pages/dane-kontaktowe. W tej samej sekcji znajduje się adres e-mail do wszystkich spraw związanych z danymi osobowymi oraz wykonywaniem praw wynikających z RODO. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Zakres polityki

Dokument opisuje przetwarzanie danych osób odwiedzających hookmas.pl, kupujących kalendarz adwentowy, korzystających z dostępnych usług elektronicznych lub kontaktujących się ze sklepem.

Kalendarze adwentowe wysyłamy z Polski. Sprzedawca realizuje zamówienia oraz obsługuje kontakt z Klientem, zwroty i reklamacje. Zasady sprzedaży i dostawy określa Regulamin: https://hookmas.pl/pages/regulamin-sklepu. Zasady zwrotów i reklamacji opisuje także odrębna polityka: https://hookmas.pl/pages/polityka-zwrotow-i-reklamacji.

3. Kategorie i źródła danych

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu przetwarzamy:

• dane podane w zamówieniu lub korespondencji: imię, nazwisko, adres dostawy i rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, a przy fakturze firmowej również nazwę firmy i NIP;

• informacje o zakupie: wybrany produkt i wariant, liczba sztuk, cena, przebieg płatności i dostawy, zwroty, reklamacje oraz treść kontaktu z nami;

• dane dotyczące transakcji otrzymane od operatora płatności, w tym identyfikator i status płatności; pełne dane kart obsługuje operator płatności, a nie sklep;

• informacje techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, zdarzenia w sklepie oraz identyfikatory plików cookies, stosownie do udzielonych zgód.

Dane otrzymujemy od Ciebie, z platformy Shopify, od podmiotów obsługujących płatności i od partnerów logistycznych, np. w postaci statusu doręczenia.

Oferta sklepu nie jest kierowana do dzieci poniżej 16 lat. Nie zbieramy świadomie ich danych. Jeżeli takie dane zostaną nam przekazane, prosimy o kontakt w celu wyjaśnienia sytuacji.

4. Cele oraz podstawy przetwarzania

Dane wykorzystujemy do:

• przygotowania, zawarcia i wykonania umowy, prowadzenia konta, przyjmowania płatności i organizowania dostawy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

• wykonania obowiązków związanych z rozliczeniami, podatkami, reklamacjami i bezpieczeństwem produktów — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

• udzielania odpowiedzi na pytania — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą jest nasz uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji;

• ochrony sklepu przed nadużyciami, zapewnienia bezpieczeństwa systemów oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• analityki i marketingu z wykorzystaniem opcjonalnych cookies lub pikseli, jeżeli zostały uruchomione — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, na podstawie Twojej zgody.

Narzędzia reklamowe, jeżeli są używane za zgodą, mogą dopasowywać reklamy do aktywności użytkownika. Nie podejmujemy wyłącznie automatycznie decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.

5. Podmioty otrzymujące dane

Dane przekazujemy w zakresie potrzebnym do wykonania określonego zadania. Odbiorcami mogą być:

• Shopify, zapewniający platformę i infrastrukturę sklepu;

• operatorzy płatności udostępnionych w kasie, w tym Shopify Payments;

• podmioty obsługujące magazynowanie, kompletowanie i wysyłkę zamówień w Polsce, w zakresie danych niezbędnych do realizacji tych usług;

• przewoźnicy i operatorzy logistyczni właściwi dla przesyłki;

• usługodawcy zapewniający obsługę i śledzenie zamówień, systemy realizacji zamówień oraz ERP, jeżeli korzystamy z ich usług;

• dostawcy poczty elektronicznej, hostingu, pomocy technicznej, księgowości i obsługi prawnej;

• dostawcy narzędzi analitycznych lub reklamowych, o ile dane narzędzie jest aktywne i udzielono wymaganej zgody;

• organy publiczne, jeżeli przekazania danych wymagają przepisy.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów; część odbiorców, np. operatorzy płatności, może działać jako odrębni administratorzy.

6. Dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Produkty wysyłamy z Polski. Korzystanie z usług technologicznych, takich jak platforma Shopify lub narzędzia komunikacji, może jednak wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zakres danych ograniczamy do potrzeb danej usługi.

Transfer wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO, np. obowiązującej decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną i, gdy są potrzebne, dodatkowymi zabezpieczeniami. Wyjątki z art. 49 RODO mogą być stosowane tylko po spełnieniu ich warunków i nie stanowią ogólnej podstawy stałego, powtarzalnego przekazywania danych.

Informacje o podstawie konkretnego transferu oraz kopię odpowiednich zabezpieczeń, z ochroną tajemnic i danych innych osób, można uzyskać poprzez kontakt wskazany w sekcji „Dane kontaktowe”.

7. Cookies i podobne technologie

Niezbędne cookies służą m.in. utrzymaniu koszyka, działaniu kasy, bezpieczeństwu i zapamiętaniu wyborów dotyczących prywatności. Ich użycie nie wymaga zgody w zakresie niezbędnym do świadczenia zamówionej usługi.

Pozostałe cookies, w tym statystyczne i reklamowe, uruchamiamy dopiero po odpowiedniej zgodzie. Dotyczy to także narzędzi takich jak Google Analytics lub piksele Meta, Google i TikTok, jeżeli są wykorzystywane w sklepie.

Wybór możesz zmieniać w panelu preferencji cookies. Możesz też usuwać lub blokować cookies w przeglądarce, co może wpłynąć na działanie niektórych funkcji. Szczegóły aktywnych cookies i ich okresów działania powinny być dostępne w panelu zgód sklepu.

Cofnięcie zgody nie podważa zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania.

8. Czas przechowywania

Dane związane z zamówieniem przechowujemy przez czas wykonania umowy, a następnie w zakresie potrzebnym do rozliczeń oraz roszczeń.

Dokumentację podatkową przechowujemy zasadniczo przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, chyba że przepisy lub zdarzenia wpływające na przedawnienie wymagają dłuższego okresu.

Dokumentację zwrotów i reklamacji zachowujemy przez czas postępowania oraz do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. Zależnie od roszczenia jest to zwykle 3 albo 6 lat; bieg terminu i jego koniec wyznaczają przepisy.

Zwykłą korespondencję przechowujemy co do zasady do 24 miesięcy od ostatniej wiadomości. Jeżeli dokumentuje umowę lub spór, stosujemy odpowiedni dłuższy okres.

Dane konta przechowujemy do jego usunięcia, z zastrzeżeniem niezależnych obowiązków dotyczących zamówień i rozliczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do jej cofnięcia albo wcześniejszego osiągnięcia celu; okresy cookies wynikają z ustawień poszczególnych narzędzi.

9. Uprawnienia użytkownika

Na zasadach przewidzianych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw ze względu na swoją szczególną sytuację wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego możesz wnieść w każdym czasie.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Nie wszystkie prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji, np. obowiązek przechowania dokumentów podatkowych może wyłączać ich natychmiastowe usunięcie.

Wnioski przyjmujemy poprzez kanał wskazany w sekcji „Dane kontaktowe”. Odpowiadamy zgodnie z terminami określonymi w RODO. Możesz również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl.

10. Ochrona danych

Dobieramy zabezpieczenia do rodzaju danych i ryzyka, w szczególności ograniczamy dostęp do danych, stosujemy szyfrowanie transmisji, aktualizacje i środki zapewniające ciągłość działania. Dane kart płatniczych obsługuje uprawniony operator płatności.

11. Profile społecznościowe

Jeżeli kontaktujesz się z profilami Hookmas w mediach społecznościowych, przetwarzamy treść wiadomości, komentarzy i publiczne dane profilu w celu komunikacji i prowadzenia profilu. Operator danej platformy przetwarza dane również na własnych zasadach opisanych w jego polityce prywatności. W zakresie statystyk profilu może występować współadministrowanie zgodnie z warunkami danej platformy.

12. Podanie danych

Przekazanie danych jest dobrowolne. Dane oznaczone jako wymagane są jednak potrzebne do zawarcia i wykonania umowy lub spełnienia obowiązków prawnych. Ich brak może uniemożliwić zakup, dostawę albo odpowiedź na zgłoszenie. Zgoda na opcjonalną analitykę i reklamę nie jest warunkiem zakupu.

13. Aktualizacje

Polityka może być zmieniana w związku ze zmianą przepisów, sposobu działania sklepu lub stosowanych usług. Aktualną treść udostępniamy pod adresem https://hookmas.pl/pages/polityka-prywatnosci. Zmiana dokumentu nie zastępuje zgody, jeżeli nowe przetwarzanie jej wymaga.